Карточка информационного объекта или документа v2.0

Документ

Документ - это информационный объект платформы Carabi Solutions Web, который описывает конкретный элемент предметной области. Документ имеет уникальный в системе идентификатор, структурированный набор атрибутов и полей, может иметь связи с другими Документами и описывается через Карточку документа. Над Документом могут совершаться различные действия в зависимости от настроенных бизнес-процессов в системе.

Карточка документа

Документ полностью описывается через Карточку документа. Карточка документа содержит всю информацию о Документе и предназначена для выполнения действий над этим Документом. Внешний вид и состав Карточки документа зависит от Вида документа, Статуса документа, Роли пользователя и настроенных функций.

Пример Карточки документа

Структура карточки документа

• Идентификатор документа
• Вид документа
• Статус документа
• Панель управления документом:
  • Навигатор
  • Действия
  • Отчеты
  • Обновить
  • Журнал
  • Задачи
  • Вложения
  • Комментарии
• Поля описывающие основное содержимое документа
• Вкладки дополнительной информации о документе

Идентификатор документа

Идентификатор документа - уникальный номер Документа на всей платформе Carabi Solutions Web, позволяющий отличать его от других Документов. Идентификатор часто используется для поиска требуемого Документа в системе.

! Используйте Идентификатор документа в сообщении администратору платформы Carabi Solutions Web, если обнаружена ошибка, связанная с конкретным документом.

Вид документа

Вид документа - конкретный элемент предметной области, который создается специалистами Carabi Solutions Platform на стадии проектирования бизнес-процессов, организованных в предприятии и реализованных в Carabi Solutions Platform.

Примеры Видов документов

• Клиент
• Заказ
• Договор
• Склад
• Сотрудник
• Номенклатура
• График работ
• Накладная
• Остатки склада
• Комплектация изделия

Статус документа

Статус документа отражает состояние документа, изменяющееся по мере выполнения бизнес-процесса, настроенного в системе. 

Примеры статусов документа

1.Для бизнес-процесса Согласование договора:

• Создан
• Оформлен
• Подтвержден
• Отклонен
• В архиве

2.Для бизнес-процесса Комплектация изделия на производстве:

• Создан
• Подготовлен
• Оформлено конструктором
• Обрабатывается технологом
• Актуализировано технологом
• Корректировка технологом

 

Панель управления документом

Панель управления документом состоит из управляющих кнопок, расположенных в верхней части Карточки документа:

Навигатор

Навигатор позволяет получить представление Документа в виде иерархического дерева, содержащего ссылки на другие Документы. С помощью Навигатора вы можете переходить по ссылкам на любой уровень вложенности и просматривать карточки нужных Документов:

Действия

По нажатию на кнопку Действия выпадает список настроенных действий для этого Документа. На состав списка Действий влияет Вид документа, Статус документа и Роль пользователя. Пример:

При выборе Действия запускается процедура или функция, производящая требуемые в соответствии с бизнес-процессом вычисления и совершающая определенный действия с Документом. В результате выполнения Действия возможна смена Статуса документа. Действия программируются разработчиками платформы Carabi Solutions Web.

Отчеты

Кнопка Отчеты отображается в Панели управления документом при наличии хотя бы одного созданного отчета для этого  Документа. На состав списка Отчетов влияет Вид документа, Статус документа и Роль пользователя. Пример:

Обновить

Кнопка Обновить позволяет обновить данные в документе. Если вы заполнили значение какого-либо поля, но в документе осталось старое значение, нажмите кнопку "Обновить".

Журнал

Журнал сохраняет историю изменений Документа. На вкладке "Статусы" можно увидеть историю по изменению Статуса документа:

На вкладке Журнала "Значения" вы можете посмотреть историю изменений значений полей Документа:

Задачи

Вложения

Нажав на кнопку Вложения появится окно для прикрепления файлов к Документу. По кнопке "Добавить" можно прикрепить  один или несколько файлов из файловой системы устройства, на котором вы работаете:

После добавления файлов на кнопке Вложения будет указано количество прикрепленных к Документу файлов:

Для просмотра файлов вы можете кликнуть по имени файла прямо здесь или скачать файлы на диск устройства, на котором вы работаете. Загрузка одиночного файла происходит по нажатию на иконку "Стрелка вниз":

! После скачивания файлы попадут в папку, которая в вашей операционной системе по умолчанию предназначена для загруженных файлов из интернета. Например, для Windows 10, это папка называется "Загрузки".

Если файлов достаточно много для загрузки их по одиночке, то можно выделить требуемые файлы галочками и нажать на кнопку "Скачать архивом":

При необходимости, файл из документа можно удалить, нажав на иконку "Корзина":

Комментарии

Если требуется оставить какой-либо неформальный, текстовый комментарий к Документу, то для этого предназначена кнопка Комментарии. При нажатии на кнопку Комментарии в правой части окна Карточки документа появится окно с историей комментариев пользователей и кнопкой добавления комментария:

 

Добавление Документа на Рабочий стол

По нажатию на иконку "Звездочка", в правом верхнем углу экрана, вы можете добавить Документ на Рабочий стол приложения. Подробнее смотрите ...

 

Содержимое документа

Содержимое каждого Документа описывается с помощью набора информационных полей различного типа. Набор полей создается для каждого определенного Вида документа разработчиками Carabi Solutions Web.

Примеры типов информационных полей Документа:

• Число
• Текст
• Дата
• Справочник
• Ссылка на другой Документ
• и т.д.

Для удобства, поля Документа разделены на две группы:

1. Основная информация по документу
2. Дополнительная информация о документе сгруппированная по вкладкам

Основная информация по документу

Используется для отображения наиболее важных для пользователя данных. Содержит обязательные к заполнению поля и необязательные. При создании и сохранении документа система проверяет, все ли обязательные поля заполнены. Если хотя бы одно обязательное поле не заполнено, то система выдает предупреждение и не сохраняет Документ.

Дополнительная информация о документе

Структура карточки документа для различных пользователей может различаться в зависимости от роли пользователя. Для изменения карточки документа обратитесь к Вашему администратору или бизнес-аналитику в случае, если это необходимо.

Закладка

Закладки располагаются снизу от блока "Основная информация" и обеспечивают удобство пользователю для поиска информации, сгруппированную по смыслу. 

Например, в документе "Клиент", закладка Телефоны" содержит информацию, относящуюся исключительно к контактным телефонам клиенту. 

Наименование выбранной закладки выделено синим цветом с нижним подчеркиванием. 

Может быть открыта только одна закладка. Блок "Основная информация" доступен для просмотра всегда.

Возможные способы представления информации в документе
По полям 
Представление по полям содержит перечень полей документа. 

Например, блок "Основная информация" карточки документа "Клиент" содержит поля "Наименование", "Основной телефон", "Источник регистрации", "Промокод при регистрации" и "Промокод клиента".

В таблице
Просмотр и работа с представлением документов в таблице аналогично описанному в разделе списки документов.

Например, Закладка "Телефоны" в документе "Клиент" содержит список документов "Телефон".

Специальное представление.
В Carabi имеется возможность расширить первоначальный функционал платформы с помощью подключаемых плагинов.

Например, Закладка "Адрес доставки" в документе "Заказ от клиента" содержит плагин, позволяющий удобно найти необходимый адрес, с помощью поиска или ручного выбора геоточки.

Поля документа
В документах для хранения данных используются поля, содержащие информацию различных типов.

Значение поля
Значение поля – это конкретные данные, хранимые в каждом поле.

Например, каждый документ "Физическое лицо" соответствует некоторому конкретному физическому лицу.  В примере у документа поле "Фамилия" обладает значением - Никифоров, у другого документа может быть значение "Петров", у третьего - "Сидоров" и т.д. 

Виды полей
 По типу данных:
 Простой тип 
 Является базовым типом и предназначен для хранения значений простых типов. Например, дата, текст, числа

 Заполняется непосредственно в карточке документа:

 Словарный тип
 Представляет собой список всех возможных значений некоторого поля, которое должно быть описано точно и однозначно. При нажатии на поле, которое содержит словарное значения, открывается выпадающее окно, где следует выбрать нужное значение или множество значений из словаря и нажать кнопку "Применить". 

 Для изменения состава словаря обратитесь к Вашему администратору или бизнес-аналитику в случае, если это необходимо.

 Ссылочный тип
 Наличие поля ссылочного типа означает, что в одном из документов устанавливается логическая зависимость на один или несколько документов определенного при настройке поля. При нажатии на поле, содержащие ссылку, открывается выпадающее окно, где следует выбрать нужный документ или множество документов найденных по ссылке и нажать кнопку "Применить".

Например, у документа "Сотрудник" может быть поле "Подразделение", которое ссылается на документ "Подразделение". В данном случае выбрано подразделение "Санкт-Петербург". 

 По обязательности заполнения:
 Обязательные
Необязательные
 Поля могут быть настроены администратором по обязательности заполнения. В случае, если пользователь не введет значение в поле, обязательное для заполнения, то система выдаст соответствующее предупреждение и предложит заполнить поле.

Нижняя граница обязательных к заполнению полей выделена оранжевым цветом.

По доступности для редактирования:
Редактируемые
Нередактируемые
 

Нижняя граница нередактируемых полей выделена серым цветом.

В зависимости от роли и/или стадии документа редактируемость полей может меняться. 

Очистка значения поля
Очистить значение поля можно с помощью кнопки "Корзина", расположенной справа от значения поля.

Сохранение документа
После изменения значений полей документа необходимо нажимать кнопку "Сохранить", расположенной в правом углу экрана. 

Стадии документа

Стадия документа -  это свойство документа, которое отражает информацию о том, в каком состоянии на данный момент времени он находится. Стадия документа связана со спецификой его обработки в бизнес-процессе предприятия.

Текущая стадия документа отображается в левой верхней части карточки документа.

Примеры возможных стадий документа: "Создан", "Оформлен", "Оплачен". 

В зависимости от стадии документа, одни пользователи ( в зависимости от их роли в системе) имеют доступ к документу или его различным полям для редактирования, другие только для чтения, третьи этого документа или отдельных полей не видят вовсе.

Стадия может быть изменена автоматически или вручную пользователем по мере выполнения бизнес-процесса, связанного с документом.

Смена стадии документа
 Для изменении стадии вручную необходимо нажать кнопку "Действия" и выбрать нужную стадию.

Например, переведем документ "Маршрутный лист" из стадии "В подготовке" в стадию "Оформлен". В данном случае согласно логике бизнес-процесса составление маршрутного листа было завершено логистом и маршрутный лист готов к выдаче водителю для доставки груза.

 Изменения стадий (журнал)
 Историю изменения стадий документа можно просмотреть с помощью журнала.

 Отчеты по документу
 Система отчетов Carabi позволяет получить необходимые данные из системы в упорядоченном виде для  последующего анализа, контроля и принятия управленческого решения. Отчеты по документам предназначены для просмотра запрашиваемых данных с помощью внешних приложений. Отчеты могут быть получены в популярных форматы "Word", "Excel", "PDF".

Виды отчетов
Одиночный отчет - это бланк-форма исходящего или внутреннего печатного документа (например, товарная накладная).

Групповой отчет содержит аналитически обработанные в Carabi данные множества документов, подготовленные в электронном виде для просмотра или печати (например, анализ продаж).

Данный раздел посвящен одиночным отчетам. Групповые отчеты описываются отдельном разделе.

https://docs.carabisol.ru/link/4#bkmrk--30
 

Выбрать нужный отчет из выпадающего списка. Например, получим отчет "Заказ от клиента".

Для получения отчета по документу, необходимо нажать кнопку "Отчеты".

Появится всплывающее окно с возможностью выбора удобного формата представления отчета.

Доступ к отчетам для различных пользователей может различаться в зависимости от роли пользователя.

Для добавления необходимых отчетов обратитесь к Вашему бизнес-аналитику.