Карточка информационного объекта или документа v2.0

Документ

Документ - это информационный объект платформы Carabi Solutions Web, который описывает конкретный элемент предметной области. Документ имеет уникальный в системе идентификатор, структурированный набор атрибутов и полей, может иметь связи с другими Документами и описывается через Карточку документа. Над Документом могут совершаться различные действия в зависимости от настроенных бизнес-процессов в системе.

Вид документа - конкретный элемент предметной области, который создается специалистами Carabi Solutions Platform на стадии проектирования бизнес-процессов, организованных в предприятии и реализованных в Carabi Solutions Platform.

Примеры Видов документов

• Клиент
• Заказ
• Договор
• Склад
• Сотрудник
• Номенклатура
• График работ
• Накладная
• Остатки склада
• Комплектация изделия

Карточка документа

Документ полностью описывается через Карточку документа. Карточка документа содержит всю информацию о Документе и предназначена для выполнения действий над этим Документом. Внешний вид и состав Карточки документа зависит от Вида документа, Статуса документа, Роли пользователя и настроенных функций.

Пример Карточки документа

Структура карточки документа

• Идентификатор документа
• Вид документа
• Статус документа
• Панель управления документом:
  • Навигатор
  • Действия
  • Отчеты
  • Обновить
  • Журнал
  • Задачи
  • Вложения
  • Комментарии
• Поля описывающие основное содержимое документа
• Вкладки дополнительной информации о документе

Стадия
 Стадия документа отражает состояние документа, изменяющееся по мере выполнения бизнес-процесса. Подробнее о стадиях смотрите в разделе "Стадии документа."

Идентификатор
Идентификатор документа - уникальный номер документа, позволяющий отличать его от других документов.

Используйте идентификатор документа в сообщении администратору системы, если обнаружен дефект, связанный с этим документом.

Навигатор

Навигатор позволяет получить представление документа в виде списка, содержащего поля - ссылки на другие документы. С помощью навигатора пользователь может переходить по ссылкам на любой уровень вложенности и просматривать карточки нужных документов.

В примере у документа "Сотрудник" есть поля ссылочного типа "Физическое лицо", "Подразделение", "Должность" и т.д. Документ "Поздразделение", в свою очередь, имеет ссылки на документы "Подчиненные подразделения", "В составе подразделения", "Сотрудники" и "История".

Действия
Кнопка "Действия" предназначена для изменения стадии документа и выполнения других специфичных для документа действий, которые настраиваются разработчиками системы.

Доступные действия для различных пользователей могут отличаться в зависимости от роли пользователя и стадии документа.

 Обновить
Кнопка "Обновить" позволяет обновить данные в документе.

Если вы заполнили значение поля, но в документе осталось старое значение, нажмите кнопку "Обновить".

 Журнал
Журнал сохраняет историю изменений документа по изменению его статусов и значений полей.

 Журнал позволяет уточнить, когда и какой пользователь изменил документ.

Вложения
Нажав на кнопку вложение можно прикрепить файл из внешней системы к документу. 

При необходимости файл из документа можно удалить.

После добавления документа будет указано количество добавленных в документ внешних файлов.

Комментарий
Добавить комментарий в документ можно с помощью кнопки «Комментарии». В правой части окна документа появится окно с историей комментариев пользователей и кнопкой добавления комментария.

  Структура документа
Структура полей документа формируется с помощью: 

Блока "Основная информация"

Закладок

Структура карточки документа для различных пользователей может различаться в зависимости от роли пользователя. Для изменения карточки документа обратитесь к Вашему администратору или бизнес-аналитику в случае, если это необходимо.

Основная информация
Используется для отображения наиболее важных для пользователя данных.

Закладка

Закладки располагаются снизу от блока "Основная информация" и обеспечивают удобство пользователю для поиска информации, сгруппированную по смыслу. 

Например, в документе "Клиент", закладка Телефоны" содержит информацию, относящуюся исключительно к контактным телефонам клиенту. 

Наименование выбранной закладки выделено синим цветом с нижним подчеркиванием. 

Может быть открыта только одна закладка. Блок "Основная информация" доступен для просмотра всегда.

Возможные способы представления информации в документе
По полям 
Представление по полям содержит перечень полей документа. 

Например, блок "Основная информация" карточки документа "Клиент" содержит поля "Наименование", "Основной телефон", "Источник регистрации", "Промокод при регистрации" и "Промокод клиента".

В таблице
Просмотр и работа с представлением документов в таблице аналогично описанному в разделе списки документов.

Например, Закладка "Телефоны" в документе "Клиент" содержит список документов "Телефон".

Специальное представление.
В Carabi имеется возможность расширить первоначальный функционал платформы с помощью подключаемых плагинов.

Например, Закладка "Адрес доставки" в документе "Заказ от клиента" содержит плагин, позволяющий удобно найти необходимый адрес, с помощью поиска или ручного выбора геоточки.

Поля документа
В документах для хранения данных используются поля, содержащие информацию различных типов.

Значение поля
Значение поля – это конкретные данные, хранимые в каждом поле.

Например, каждый документ "Физическое лицо" соответствует некоторому конкретному физическому лицу.  В примере у документа поле "Фамилия" обладает значением - Никифоров, у другого документа может быть значение "Петров", у третьего - "Сидоров" и т.д. 

Виды полей
 По типу данных:
 Простой тип 
 Является базовым типом и предназначен для хранения значений простых типов. Например, дата, текст, числа

 Заполняется непосредственно в карточке документа:

 Словарный тип
 Представляет собой список всех возможных значений некоторого поля, которое должно быть описано точно и однозначно. При нажатии на поле, которое содержит словарное значения, открывается выпадающее окно, где следует выбрать нужное значение или множество значений из словаря и нажать кнопку "Применить". 

 Для изменения состава словаря обратитесь к Вашему администратору или бизнес-аналитику в случае, если это необходимо.

 Ссылочный тип
 Наличие поля ссылочного типа означает, что в одном из документов устанавливается логическая зависимость на один или несколько документов определенного при настройке поля. При нажатии на поле, содержащие ссылку, открывается выпадающее окно, где следует выбрать нужный документ или множество документов найденных по ссылке и нажать кнопку "Применить".

Например, у документа "Сотрудник" может быть поле "Подразделение", которое ссылается на документ "Подразделение". В данном случае выбрано подразделение "Санкт-Петербург". 

 По обязательности заполнения:
 Обязательные
Необязательные
 Поля могут быть настроены администратором по обязательности заполнения. В случае, если пользователь не введет значение в поле, обязательное для заполнения, то система выдаст соответствующее предупреждение и предложит заполнить поле.

Нижняя граница обязательных к заполнению полей выделена оранжевым цветом.

По доступности для редактирования:
Редактируемые
Нередактируемые
 

Нижняя граница нередактируемых полей выделена серым цветом.

В зависимости от роли и/или стадии документа редактируемость полей может меняться. 

Очистка значения поля
Очистить значение поля можно с помощью кнопки "Корзина", расположенной справа от значения поля.

Сохранение документа
После изменения значений полей документа необходимо нажимать кнопку "Сохранить", расположенной в правом углу экрана. 

Стадии документа

Стадия документа -  это свойство документа, которое отражает информацию о том, в каком состоянии на данный момент времени он находится. Стадия документа связана со спецификой его обработки в бизнес-процессе предприятия.

Текущая стадия документа отображается в левой верхней части карточки документа.

Примеры возможных стадий документа: "Создан", "Оформлен", "Оплачен". 

В зависимости от стадии документа, одни пользователи ( в зависимости от их роли в системе) имеют доступ к документу или его различным полям для редактирования, другие только для чтения, третьи этого документа или отдельных полей не видят вовсе.

Стадия может быть изменена автоматически или вручную пользователем по мере выполнения бизнес-процесса, связанного с документом.

Смена стадии документа
 Для изменении стадии вручную необходимо нажать кнопку "Действия" и выбрать нужную стадию.

Например, переведем документ "Маршрутный лист" из стадии "В подготовке" в стадию "Оформлен". В данном случае согласно логике бизнес-процесса составление маршрутного листа было завершено логистом и маршрутный лист готов к выдаче водителю для доставки груза.

 Изменения стадий (журнал)
 Историю изменения стадий документа можно просмотреть с помощью журнала.

 Отчеты по документу
 Система отчетов Carabi позволяет получить необходимые данные из системы в упорядоченном виде для  последующего анализа, контроля и принятия управленческого решения. Отчеты по документам предназначены для просмотра запрашиваемых данных с помощью внешних приложений. Отчеты могут быть получены в популярных форматы "Word", "Excel", "PDF".

Виды отчетов
Одиночный отчет - это бланк-форма исходящего или внутреннего печатного документа (например, товарная накладная).

Групповой отчет содержит аналитически обработанные в Carabi данные множества документов, подготовленные в электронном виде для просмотра или печати (например, анализ продаж).

Данный раздел посвящен одиночным отчетам. Групповые отчеты описываются отдельном разделе.

https://docs.carabisol.ru/link/4#bkmrk--30
 

Выбрать нужный отчет из выпадающего списка. Например, получим отчет "Заказ от клиента".

Для получения отчета по документу, необходимо нажать кнопку "Отчеты".

Появится всплывающее окно с возможностью выбора удобного формата представления отчета.

Доступ к отчетам для различных пользователей может различаться в зависимости от роли пользователя.

Для добавления необходимых отчетов обратитесь к Вашему бизнес-аналитику.