Настройка правила проводок

Структура журнала управленческих проводок

Основной ИО настройки называется - Правила проводок УУ.

Правила проводок позволяют фиксировать финансовые и количественные показатели по событию документа. Например при завершении оформления приходной накладной, после разбора выписки из банка и распределении платежа по счету и т.д.

Значения из документа записываются в специальный Журнал управленческих транзакций. При записи в журнал используется правило двойной записи (Дебет(+)/Кредит(-)). Дебет в журнале вноситься с положительным знаком. Кредит с отрицательным.

Записи в журнал транзакций по одному документу могут повторяться  в 3-х статусах (планируемый, фактический и учетный). Планируемые записи служат для управленческого планирования(например для бюджета финансовой деятельности из плана поступления денежных средств).  Фактические записи для оценки текущего положения дел (например текущие транспортные затрата на месяц). Учетные записи отражают реальное положение дел, по документам, подписанным контрагентов или персоналом (например подписанный и полученный УПД по выполненным работам или полученному товару).

Например Исходящий платеж контрагенту формирует 2 записи в журнале на балансовые статьи и не учитывается в прибылях и убытках, так как связан с ИО Счет (который не является документом и не имеет достаточной детализации для управленческого учета):

1 Запись. Дебет в баланс

ID документа (Платеж)

Статья УУ (36. Пассив/Счета кредиторов безналичные (Взаиморасчёты с контрагентами)

Статус (фактический и учетный)

Дата и время транзакции (время записи в БД)

Дата и время документа (оформления платежа)

Сумма (+Сумма платежа) (то пассив(долг перед контрагентом) уменьшается)

Источник (Финансовый источник. Например - Промсвязьбанк, безналичный )

Направление деятельности (Другие направления)

Филиал компании

2 запись. Кредит в баланс

ID документа (Платеж)

Статья УУ (10. Актив/Счета в банке)

Статус (фактический и учетный)

Дата и время транзакции (время записи в БД)

Дата и время документа (оформления платежа)

Сумма (-Сумма платежа) (актив уменьшается(кол-во средств в банке)

Источник (Финансовый источник. Например - Промсвязьбанк, безналичный )

Направление деятельности (Другие направления)

Филиал компании

Или поставка товара клиенту содержит 4 записи в баланс и в прибыли и убытки:

1 Запись. Дебет в баланс

ID документа (поставка товара. событие - доставлен до клиента)

Статья УУ (Актив/ 35. Счета дебиторов безналичные (Взаиморасчёты с контрагентами))

Статус (фактический)

Дата и время транзакции (время записи в БД)

Дата и время документа (перевод документа Поставка в обеспечен)

Сумма (+Стоимость поставленного товара) (актив увеличивается в виде долга контрагента перед компанией)

Источник (Юридическое лицо клиента)

Аналитика (Юридическое лицо клиента)

Направление деятельности (Продажа товаров)

Филиал компании

2 запись. Кредит в прибыли и убытки

ID документа (поставка товара. событие - доставлен до клиента)

Статья УУ (210. Прибыли и убытки/Валовая выручка от вида деятельности (своими силами))

Статус (фактический)

Дата и время транзакции (время записи в БД)

Дата и время документа (оформления платежа)

Сумма (+Стоимость поставленного товара) (фиксируется выручка)

Аналитика (Юридическое лицо клиента)

Источник (Юридическое лицо клиента)

Направление деятельности (Другие направления)

Филиал компании

3 Запись. Дебет в прибыли и убытки

ID документа (поставка товара. событие - доставлен до клиента)

Статья УУ  (321. Прибыли и убытки/Себестоимость по цене поставщика)

Статус (фактический)

Дата и время транзакции (время записи в БД)

Дата и время документа (перевод документа Поставка в обеспечен)

Сумма (-Себестоимость поставленного товара) ( фиксируется затрата)

Источник (Юридическое лицо клиента)

Аналитика (Юридическое лицо клиента)

Направление деятельности (Продажа товаров)

Филиал компании

4 запись. Кредит в баланс

ID документа (поставка товара. событие - доставлен до клиента)

Статья УУ (44. Активы/Товары и готовая продукция)

Статус (фактический)

Дата и время транзакции (время записи в БД)

Дата и время документа (оформления платежа)

Сумма (-Себестоимость поставленного товара) (актив уменьшается(кол-во материалов на складе)

Аналитика (Юридическое лицо клиента)

Источник (Юридическое лицо клиента)

Направление деятельности (Другие направления)

Филиал компании

*** В этом примере Баланс не нарушается, так как 3 запись 210 статья относится к 99 (пассив) статье баланса, где Себестоимость поставленного товара становится положительной.  Получается 3 запись участвует в балансе и прибылях и убытках

*** Чтобы указанные транзакции приобрели статус Учетный необходимо получить подписанный УПД от заказчика и загрузить его в систему

Структура и настройка правила управленческой проводки

Основная информация

При создании правила проводки заполняются следующий поля

Наименование правила = свободное описание для удобства поиска

По документу = Выбирается нужный информационный объект в текущей базе

Ссылка для фильтрации документа по значению = При необходимости разбить проводки, в зависимости  от значений в этом документе необходимо указать ссылку на справочник от текущего документа (не обязательно)

Реквизит для определения филиала = Указывается реквизит, в котором указан филиал компании (если не указано, то используется филиал по умолчанию)

Ссылка для пропорций = Указывается реквизит, в котором указан Продукт (не обязательно). Если статья не предусматривает автоматической разбивки по направлениям, то направление  определяется по этой ссылке.

Триггеры

После указания основной информации по проводке необходимо ввести триггеры, по которым осуществляется запись в журнал.

Триггеры бывают 2 видов: создающие записи по документы или удаляющие. В этом примере событие по переводу документа в статус Принят удаляет все записи в журнале транзакций, связанные с этим документом:

Для настройки триггера необходимо внести следующие реквизиты:

Тип записи = Выбрать нужной тип записи (по умолчанию предварительный - учет фактических показателей, так как окончательный обычной автоматизируется - выписка из банка, загрузка подписанных документов из ЭДО)

Даты проводки по полю = Указывается поле, отвечающее за дату проводки (не путать с датой транзакции). На основе этой даты работает фильтр экрана УУ и другие отчеты по проводкам

Из статуса = Если указано, то запись в журнал транзакций пойдет только в том случае, если предыдущий статус равен указанному (не обязательно).

В статус = Указывается статус, в который документ переводится (обязательно)

Удаление записей = Если да, то все транзакции по документу сторнируются

Проводки

Далее необходимо указать необходимые проводки

При значениях = если указано, то записи в журнал будут производится только если указанные значения совпадают (Например если в ИО Услуга указано значение из справочника = "ZAKAZ - рекламное восстановление картриджей")

Значение любое = блокирует функцию при значениях и создает любые записи (например в данном пример это балансовые проводки, где нет направлений)

Дебет. Номер = указывается статья из справочника Счета управленческого учета для формирования записи с признаком дебет и конкретной статьей

Кредит. Номер = указывается статья из справочника Счета управленческого учета для формирования записи с признаком кредит и конкретной статьей

Суммы из поля = указывается реквизит, из которого будет скопирован финансовый показатель в журнал 

Направление = Указываются конкретные направления для формирования пропорций (детализации статьи по направления)

После ввода проводок ИО Правило проводок необходимо перевести в статус Действуют. Для блокировки проводки ИО Правило проводок переводится в архив.